Informationsimport från EPM ger ökad täckningsgrad i Region Stockholms studiedatabas

I våras startades en pilot där studieinformation hämtas från Etikprövnings­myndigheten (EPM) till Region Stockholms databas för kliniska studier. Information från nyligen godkända ansökningar hämtas automatiskt till databasen. Här finns en stor potential att förenkla handhavandet i databasen och skapa ett regionalt informationsunderlag med hög täckningsgrad.

Obligatorisk registrering i studiedatabasen

Regionfullmäktige i Stockholm har beslutat att samtliga studier som bedrivs i regionen och som kräver etiktillstånd från Etikprövnings­myndigheten ska registreras i Region Stockholms databas för kliniska studier. Detta är ett led i att säkerställa att den kliniska forskning som bedrivs med Region Stockholm som ansvarig organisation följer gällande lagar och riktlinjer.

Mot bakgrund av Regionfullmäktiges beslut, och att EPM nu tillhandahåller ett API där information om godkända etikansökningar kan hämtas, genomför förvaltningen för Region Stockholms studiedatabas en pilot med import av studieinformation.

– Det är vår förhoppning att importen ska underlätta för forskare och PI att följa regionfullmäktiges beslut om att samtliga studier där Region Stockholm är forskningshuvudman ska registreras i databasen:

Det säger Kristin Blidberg, chef för Enheten för forskningsstöd på Karolinska Universitetssjukhuset - enheten som förvaltar studiedatabasen.

Hur fungerar importen

I importen från EPM skapas studieobjekt i databasen från de etikansökningar som godkänts den senaste tremånadersperioden. Den information som går att hämta från EPM fylls i automatiskt, t.ex. etikansökningsnummer (EPMs diarienummer), EUCT-nummer och studietyp. Resterande studieinformation behöver kompletteras av forskare eller forskningspersonal.

Importen är begränsad till de studier som har Region Stockholm angiven som sökande huvudman alternativt har prövningsställe/site angivet inom Region Stockholm. Studier där Region Stockholm är medsökande vid etikansökan kan inte hämtas så dessa studier behöver fortsatt registreras manuellt av forskare eller forskningspersonal.

Om det redan finns en studie registrerad i databasen med korrekt ifyllt etikansökningsnummer eller EUCT-nummer som matchar EPMs information kommer studien inte att importeras.

Vad du behöver komplettera

I samband med importen får ansvarig forskare/PI ett mejl med en länk till ett formulär där studieinformationen ska kompletteras. Från EPM kan endast forskarens/PI:s namn hämtas, men via formuläret kan ansvarig forskare enkelt ge annan personal behörighet att redigera uppgifterna.

Noomi Forsberg är samordnare på forskningskansliet hos Funktion Perioperativ Medicin och Intensivvård på Karolinska Universitetssjukhuset. Hon ser att importen kommer att underlätta studieregisteringen framöver.

– Att studierna nu kommer in automatiskt, och att forskaren eller forskningsstödet bara behöver komplettera informationen istället för att registrera allt från början, det kommer att förenkla mycket

Information som alltid behöver kompletteras är bland annat studiestatus och vilken verksamhet forskningen ska bedrivas i. Om du har ett mejl i din inkorg från Microsoft Power Apps med information om din studie, följ länken i mejlet och lägg till de uppgifter som saknas.

Import kommer att ske varannan till var tredje månad under 2026. Processen justeras under pilotperioden och kan bli en ordinarie rutin beroende på utfallet. Påminnelser går ut till studier som inte blir kompletterade.