Ordförklaringar:
Ordförklaringar:

Arkivering

När en klinisk studie ska avslutas behöver forskningsmaterial, data och dokumentation förberedas för långtidsbevarande. För att man ska kunna granska och verifiera forskningsresultat och göra om analyser är det viktigt att forskningshandlingar bevaras och arkiveras på ett strukturerat sätt.

  • Hälso- och sjukvård eller klinisk forskning?

    Jämför din idé med tidigare forskning

    Sök kunskap bland systematiska ut­värderingar

    Leta bland vetenskapliga kunskaps­luckor

    Använd data som finns i register

    Formulera problemet

    Bra att tänka på

    Särskilda regler för läkemedel och medicinteknik

    Länkar och relaterad information

  • Studiens upplägg och metod har betydelse

    System för datainsamling, datahantering och datalagring

    Forskningsplan behövs vid etik­prövnings­ansökan och fungerar som en handbok

    Statistisk analysplan

    Information till studiedeltagarna innan samtycke

    Ta reda på vilket försäkringsskydd som finns för studiedeltagarna

    Studiebudget över samtliga kostnader i projektet

    Behövs en hälsoekonomisk utvärdering av studien?

    Mallar och stöddokument som stöd i studiearbetet

    Tänk på

    Särskilda regler för läkemedel och medicinteknik

    Länkar och relaterad information

  • Ansök om etikprövning

    Forskningsprojekt i vilka studiedeltagare bestrålas

    Ansökan om tillgång till biobanksprov

    Ta reda på vad som gäller vid hantering av personuppgifter

    Registrera din studie innan studiestart

    Överenskommelse om genomförande av kliniska studier

    Tänk på

    Särskilda regler för läkemedel och medicinteknik

    Länkar och relaterad information

  • Studiedeltagarna behöver ge skriftligt samtycke

    Samla in och hantera studiedata

    Vad gäller vid förändringar i studieprotokollet efter godkännande?

    Tänk på

    Särskilda regler för läkemedel och medicinteknik

    Länkar och relaterad information

  • Planering före studiestart avgör hur data hanteras och analyseras

    Studier med konfirmerande syfte

    Studier med explorativt syfte

    Datahantering när studien är genomförd

    Analys av studiedata

    Särskilda regler för medicinteknik

    Länkar och relaterad information

  • Att skriva en vetenskaplig artikel

    Att välja tidskrift

    Publicera med öppen tillgång

    Publicera resultaten i offentlig databas

    Informera studiedeltagare om studiens avslut

    Särskilda regler för medicinteknik

    Länkar och relaterad information

Allmänna handlingar ska arkiveras

Alla slags handlingar som tillkommit i universitetens, högskolornas och övriga statliga myndigheters forskningsverksamhet utgör forskningsmaterial. De flesta av dessa är allmänna handlingar som ska arkiveras i enlighet med arkivlagen (SFS1990:782). Vissa handlingar ska gallras efter en fastställd tidsfrist och vissa handlingar ska bevaras för vad som kallas ”all framtid”.

När forskning genomförs vid ett svenskt statligt universitet eller högskola ska forskningsmaterialet arkiveras där. Såväl rådatafiler som etiktillstånd, forsknings­dokumentation och publicerade resultat ska arkiveras. De flesta universitet och högskolor har personal som kan ge både praktisk hjälp och rådgivning. Det finns flera icke-statliga forskningshuvudmän som omfattas av samma krav på arkivering och gallring.

Vid digital arkivering är det viktigt att uppmärksamma att digitala handlingar regelbundet behöver konverteras (sparas om i ett nyare format) och migreras (överföras från ett medium till ett annat). Läsbarheten hos digitala filer bör därför kontrolleras regelbundet.

En strategi för gallring och arkivering bör finnas med redan vid planeringen av en klinisk studie, vänd dig till din forskningshuvudman för att få kunskap om vilka riktlinjer och rutiner för arkivering och gallring som gäller vid din organisation.

För vissa forskningsområden finns det mer specifika föreskrifter, till exempel för kliniska läkemedelsprövningar och medicintekniska kliniska prövningar. Ytterligare information finns längre ner under rubriken "Läkemedel" och under rubriken "Medicinteknik".

Information om arkivering och arkivlagen, Svensk Nationell Datatjänsts (SND) webbplats Länk till annan webbplats.

Gallring av personuppgifter

Gallring innebär att allmänna handlingar slängs och/eller förstörs. Det är i princip förbjudet att förstöra allmänna handlingar om det inte finns stöd i en gallringsföreskrift, det vill säga rätt till gallring. När man tar bort material som inte är allmänna handlingar kallas det för rensning.

Personuppgifter får till exempel bara behandlas så länge som det är nödvändigt för att uppfylla ändamålet med behandlingen. Personuppgifter som inte längre behövs ska tas bort men bestämmelser och krav på arkivering och gallring måste efterlevas och uppfyllas.

Information om gallring, Riksarkivets webbplats Länk till annan webbplats.

Tänk på

  • Hur ska forskningsmaterialet långtidsbevaras?
  • Vilka regler gäller hos din forskningshuvudman?

Särskilda regler för läkemedel och medicinteknik

Det finns särskilda regler att förhålla sig till när det gäller kliniska prövningar av läkemedel eller medicintekniska produkter.

Observera att från den 31 januari 2022 tillämpas en ny EU-gemensam förordning om kliniska läkemedelsprövningar. Läkemedelsverket har mer information om detta på sin webbplats. Länk till annan webbplats.

Arkivering av kliniska läkemedelsprövningar

De forskningshandlingar som prövare och sponsor är skyldiga att upprätta och förvara innan och under en klinisk läkemedelsprövning ska arkiveras enligt olika regler beroende på om prövningsansökan skickats in enligt det gamla regelverket och avslutats innan den 31 januari 2025 eller enligt den nya EU förordningen 536/2014.

Läkemedelsprövningar som genomförs enligt EU-förordning EU 536/2014

Enligt den nya EU-förordningen ska sponsor och prövare arkivera innehållet i prövningspärmen i minst 25 år efter den kliniska läkemedelsprövningens slut, såvida inte en längre arkiveringsperiod följer av andra delar av unionsrätten. Prövningsdeltagarnas patientjournaler ska dock arkiveras i enlighet med nationell rätt. Handlingarna ska arkiveras på ett sådant medium att det är fullständigt och läsbart under hela den period som avses.

Information om arkivering enligt ny EU-förordning, Läkemedelsverkets webbplats. Länk till annan webbplats.

Läkemedelsprövningar som avslutats innan den 31 januari 2025 och som genomförts enligt nationell lagstiftning och EU-direktiv 2001/20/EG

Ska arkiveras i tio år efter det att prövningen avslutats och slutrapport upprättats. Om den kliniska prövningen ingår i en marknadsföringsansökan ska handlingarna arkiveras längre tid än tio år. Sponsor och prövare kan också själva avtala att handlingarna ska arkiveras mer än tio år.

Information om arkivering, Läkemedelsverkets webbplats. Länk till annan webbplats.

Medicintekniska produkter i EU delas regulatoriskt in i två kategorier som följer olika regelverk. För medicintekniska produkter gäller EU-förordningen om medicintekniska produkter (MDR). Nya regler gäller inom EU från 26 maj 2021, ytterligare regler gäller i Sverige från den 15 juli 2021.

Vad ska arkiveras?

Generellt sett gäller att sponsor för en medicinteknisk klinisk prövning ska arkivera bland annat ansökningshandlingar om tillstånd för att genomföra studien, information om produktens egenskaper och riskhanteringsdokumentation. Sponsor ska även arkivera data i form av ifyllda CRF:er, sammanställda rådatafiler, genomförda dataanalyser och resultatrapporter. Alla ansvariga prövare i studien ska arkivera prövarpärm och källdata som genererats på det egna prövningsstället. Om inget annat är specifikt godkänt av reglerande myndigheter så ska prövaren endast lämna pseudonymiserad information till sponsor, aldrig information som avslöjar studiedeltagarnas identitet så som signerade samtyckesblanketter eller kodnycklar. ISO 14155:2020 Annex E ger mer information om vilka dokument som ska finnas hos prövare respektive sponsor efter avslutad studie.

ISO 14155:2020 Annex E, Sis' website Länk till annan webbplats.

Hur länge ska studiedokumentationen bevaras?

Prövaren ska arkivera sin dokumentation i läsbart skick. Det är inte reglerat i lag under hur lång tid prövarens dokumentation i en medicinteknisk studie ska bevaras utan följer av de regler som gäller för den verksamhet prövaren tillhör. Som huvudregel understiger dock inte arkiveringstiden tio år. Sponsor och prövare kan också avtala om en längre arkiveringstid om det är lämpligt.

Sponsor ska bevara sin studiedokumentation i minst tio år efter att den kliniska prövningen har avslutats, om produkten släpps ut på marknaden ska dokumentationen sparas i minst tio år efter att den sista produkten släppts ut på marknaden. När det gäller implantat ska dokumentationen bevaras 15 år.

Medicintekniska produkter i EU delas regulatoriskt in i två kategorier som följer olika regelverk. För medicintekniska produkter för in vitro-diagnostik gäller EU-förordningen 2017/746 om medicintekniska produkter för in vitro-diagnostik (IVDR). Nya regler gäller inom EU från 26 maj 2022.

Medicintekniska produkter för in vitro-diagnostik, EU-förordningen IVDR

Vad ska arkiveras?

Generellt sett gäller att sponsor för en klinisk prestandastudie eller andra prestandastudier ska arkivera bland annat ansökningshandlingar om tillstånd för att genomföra studien, information om produktens egenskaper och riskhanteringsdokumentation. Sponsor ska även arkivera data i form av ifyllda CRF:er, sammanställda rådatafiler, genomförda dataanalyser och resultatrapporter. Alla ansvariga prövare i studien ska arkivera prövarpärm och källdata som genererats på det egna prövningsstället. Om inget annat är specifikt godkänt av reglerande myndigheter så ska prövaren endast lämna pseudonymiserad information till sponsor, aldrig information som avslöjar studiedeltagarnas identitet såsom signerade samtyckesblanketter eller kodnycklar. Mer information om vilka dokument som ska finnas hos prövare respektive sponsor efter avslutad studie anges i ISO 20916:2019 Länk till annan webbplats..

Hur länge ska studiedokumentationen bevaras?

Det är inte reglerat i lag under hur lång tid prövarens dokumentation i en klinisk prestandastudie eller andra prestandastudier ska bevaras utan följer av de regler som gäller för den verksamhet prövaren tillhör. Som huvudregel ska inte arkiveringstiden vara kortare än tio år. Sponsor och prövare kan också avtala om en längre arkiveringstid om det är lämpligt. Prövaren ska arkivera sin dokumentation i läsbart skick.

Sponsor ska bevara sin studiedokumentation i minst tio år efter att den kliniska prövningen har avslutats, om produkten släpps ut på marknaden ska dokumentationen sparas i minst tio år efter att den sista produkten släppts ut på marknaden.

Länkar och relaterad information

Senast publicerad: